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ISO41001设施管理体系的应用

文章来源:广州值丰企业管理咨询有限公司  发布时间:2018-05-03 08:50:42  点击量:


ISO41001设施管理体系的应用浅析


已刊2019年8月15日《企业家日报》第3版
作者:广州值丰咨询 蒋坛军 (邮箱:jtjbarry@163.com

 

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2017~2018年,ISO(国际标准化组织)颁布了ISO41001《设施管理—管理体系—要求及使用指南》系列标准。

注:已颁布的设施管理体系标准 英文版
(正被逐步转化为我国国家标准中文版):
—ISO41001 设施管理—管理体系—要求及使用指南
Facility Management System-Requirements with guidance for use
—ISO41011 设施管理—术语
Facility Management-Vocabulary
—ISO41012 设施管理—战略采购与协议拟定指南
Facility management — Guidance on strategic sourcing and the development of agreements
—ISO/TR41013 设施管理—范围、关键概念、收益
Facility management — Scope, key concepts and benefits

另有两份正在研制之中:
—ISO41014 设施管理—设施管理战略的设计
Facility management — Development of facility management strategy
—ISO41015 设施管理—设施成果与用户体验影响因素的改善
Facility management — Influencing behaviors for improved facility outcomes and user experience

 

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截屏来自ISO(国际标准化组织)官网

 
核心理念
ISO41001将设施管理管定义为:“在建筑环境内整合人员、场所、过程,并以改善人们生活质量、提高核心业务生产力为目的的组织职能”。换言之,ISO41001的核心管理理念是:助力人们过上更美好的生活、助力组织获取更高的核心业务生产力
 
设施的定义

不可认为此标准中的“设施 = 设备”。ISO41001对设施的定义:“通过建造、安装或构建来服务实体需要的资产集合”,可看出设施包括但不限于设备(生产设备、动力设备、行政设备、公共设备等),还可包括建筑、道路、停车场、景观物等。
 
适用对象

ISO41001适用于任何类型、公私、规模、位置的组织的设施管理。例如:工厂、矿企、写字楼、综合设施服务公司、物业服务公司、设备运维服务公司、工业园、住宅区、游乐园、医院、酒店等。
 
界定范围
应清晰地界定设施管理体系覆盖的设施种类与数目,并对设施分类、命名、编号、登记、建档(技术图文)。必要时可考虑建立纸质或电子化的“设施地图”。
 
相关方要求与期望
应全面识别设施管理的相关方,例如:客户/用户/业主、股东、组织内各部门、服务商、法定机构(消防、环保等)、邻近社区等。
继而全面识别相关方的要求与期望,并重点识别关于改善人们生活品质、提高核心业务生产力的要求与期望。
例如写字楼租户的要求与期望常有:与其公司形象相匹配、安全、办公效率、价格优惠、交通便利、服务周到等。
 
设施管理战略
宜以书面形成设施管理战略计划,可包括但不限于:
—— 组织的宗旨
—— 经营战略目标
—— 相关方要求与期望
—— 设施管理战略/方针/目标
—— 风险与防范措施
—— 实现设施管理战略/方针/目标所需的设施管理体系;等。

 

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设施管理体系框架,摘自ISO41001
 

价值流
     应基于相关方要求与期望、设施管理战略/方针/目标等,设计设施管理体系的价值流,并建立程序文件予以实施和改进。
例如,物业服务公司的价值流可包括但不限于:
—— 客户(业主)开发
—— 客户设施范围与管理要求确定
—— 可行性分析
—— 客户设施服务总方案
—— 合同评审与签署
—— 进驻客户现场
—— 资产管理方案的实施与监测
—— 分包管理
—— 与客户/其他相关方的沟通与协调
—— 投诉与不合格处理
—— 退场或续约
—— 服务项目完工总结报告
—— 数据管理
—— 经营绩效的测量与改进;等。
 
资产管理方案
应基于设施管理战略/方针/目标、合同要求、资产全寿命周期角度等,策划各类资产的管理方案。
 
以企业总部大楼的办公区域为例,其管理方案可能需要包括但不限于:目标(电路火灾为零、楼面使用率、使用者满意度等)、部门与空间规划、配置(电脑、桌椅、网络等)、保洁和维护要求;等。
 
再例如设备的管理方案,可包括但不限于:目标、设备标识、操作或使用、潜在失效模式与后果分析(FMEA)、设备缺陷管理、点巡检、日常维护、润滑、计划维修、状态监测、故障与事故管理、设备事故应急预案、能耗管理等。
应基于资产管理方案,建立和实施必要的指导书,例如设备的润滑、点巡检指导书等。
 
沟通与协调
用户和其他相关方一旦感到合同要求未被满足时,可能会采取投诉或其它对组织产生负面影响的言行,所以应基于预防思想建立和实施沟通与协调机制。
当然,沟通与协调也需用于组织内部,以打破部门墙协同作战而取得1+1>2之效。
 
信息和数据管理
应确定信息和数据的来源、收集者、收集时机、载体(纸张、APP、软件系统等)、储存、传递/分享、分析、使用等,以便为实现资产管理目标、满足相关方要求与期望作出科学决策,也为实现智能化设施管理打下基础。
 
人才育成
我国设施管理虽有较大进步,但整体水平仍然不高。这与从业人员的意识/技能有直接关系。应基于达成设施管理战略与目标所存在的意识/技能差距,策划和实施所需的培训,并验证培训效果。
如果有法定要求(例如电工证),则必须满足法定要求。
 
结 语
本文对实施ISO41001时不好拿捏的要素做了简要说明。ISO41001的要素还有:理解组织与环境、领导作用与承诺、组织知识、内审(或管理成熟度评价)、管理评审等。但这些要素与ISO9000质量等管理体系类似,并不难拿捏,所以就没有在本文赘述了。
 
同质化竞争导致价格一路走低、低价中标导致合同要求无法履行到位、事后维修导致较多突然停水停电、电梯维保失当导致乘客被困、游乐园时有过山车坠落事故等等,这一切均说明我国设施管理水平尚有较大改善空间。

因此,各类适用的组织若肯花心思将ISO41001设施管理体系落到实处,可期改善自身的设施管理水平,继而则会因努力“助力人们过上更美好的生活、助力组织获取更高的核心业务生产力”,无疑将获得相称的价值回报。
(全文完)

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